Privacyverklaring Havenstad Haringparty

De Havenstad Haringparty wordt je aangeboden door FINTREX en Hoffelijk. Gezamenlijk zijn FINTREX en Hoffelijk verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens voor en tijdens het evenement.

FINTREX B.V. is gevestigd aan de Aert van Nesstraat 45, 3012 CA Rotterdam en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24339774.

Hoffelijk Financieel N.V. is gevestigd aan de Burgemeester Hazenberglaan 401, 3078 HG Rotterdam en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 54004500.

Wat zijn persoonsgegevens en waarom verwerken wij die?
Informatie die iets over jou zegt of die in verband kan worden gebracht met jou als identificeerbare natuurlijke persoon zijn persoonsgegevens. Wij gebruiken de volgende informatie voor de Havenstad Haringparty die tot jou te herleiden is:

  • Naam;
  • E-mailadres;
  • Telefoonnummer;
  • Organisatie waar je werkzaam bent;
  • De functie die je bekleedt;
  • Een link naar je LinkedIn-profiel; en
  • Afbeeldingen en video’s waarop je mogelijk te zien bent.

De hierboven genoemde persoonsgegevens verwerken we alleen wanneer je je aanmeldt voor het evenement. Wij verwerken die persoonsgegevens om:

  • Je informatie toe te sturen over het evenement en je deelname;
  • De deelnemers aan het evenement te publiceren op de website;
  • Deelnemers met elkaar in contact te brengen;
  • Foto’s te maken die als sfeerimpressie worden gebruikt; en
  • Een video te maken die na afloop van het evenement wordt gepubliceerd.

Waarom mogen wij je persoonsgegevens verwerken?
Het verwerken van persoonsgegevens is alleen toegestaan wanneer wij daar een doel en een grondslag voor hebben. In het onderdeel ‘Wat zijn persoonsgegevens en waarom verwerken wij die?’ hebben we je uitgelegd voor welke doeleinden we je persoonsgegevens gebruiken. Hieronder leggen we je uit op basis van welke grondslag wij dat doen.

Wij verwerken je persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:

  • Om een overeenkomst uit te voeren; en/of
  • Omdat je toestemming hebt gegeven voor het verwerken van persoonsgegevens.

Noodzakelijk voor de overeenkomst

We hebben persoonsgegevens nodig om je op te nemen in ons overzicht. Hiermee kunnen we naambordjes opmaken, je informeren over wijzigingen in het programma of locatie en contact met je opnemen in geval van calamiteiten.

Wij kunnen het evenement niet voorbereiden zonder de persoonsgegevens die je aanlevert in het aanmeldingsproces. Zonder deze informatie kunnen we je ook niet van alle informatie voorzien die je nodig hebt om volwaardig aan het evenement deel te kunnen nemen.

Toestemming

Voor het plaatsen van je naam, functie en werkgever op onze website vragen wij je toestemming. Met deze verwerking willen we het deelnemers makkelijker maken om contact te maken. Bij het aanmelden voor de Havenstad Haringparty zullen we je vragen of wij de eerder genoemde gegevens mogen publiceren. Personen die zijn uitgenodigd en deelnemers ontvangen vervolgens een link om de gastenlijst te bekijken.

Verder is het mogelijk, maar niet verplicht, om de URL van jouw LinkedIn-profiel in te vullen bij het aanmeldproces. Hiermee willen wij alleen faciliteren dat deelnemers en genodigden makkelijker een connectie maken.

Het staat je altijd vrij om je toestemming weer in te trekken. In het onderdeel ‘Welke rechten heb je? leggen we je uit hoe je toestemming intrekt.

Hoelang bewaren wij je persoonsgegevens?
Wij bewaren je gegevens niet langer dan noodzakelijk is om de doelen waarvoor wij ze hebben verkregen te realiseren. Na afloop van het evenement zal bijvoorbeeld het overzicht van de aanwezige deelnemers op de website worden verwijderd. Je contactgegevens bewaren we tot één jaar na het evenement. Op die manier kunnen we je relevante informatie over het evenement nasturen en kunnen we je uitnodigen voor de volgende editie van de Haringparty.

Hoe beveiligen we je persoonsgegevens?

We nemen privacy zeer serieus en nemen dan ook passende maatregelen om de gegevens die wij van je hebben te beveiligen.  Om een zo hoog mogelijke beveiliging te garanderen, hebben wij ervoor gekozen de servers, waarop persoonsgegevens worden opgeslagen, in Nederland uit te kiezen.

Wij maken verder ook geen gebruik van profileren of geautomatiseerde besluitvorming met significante rechtsgevolgen.

Mocht je het idee hebben dat persoonsgegevens toch niet op een veilige manier worden verwerkt, neem dan vooral contact met ons op.

Met wie delen we je persoonsgegevens?
De informatie die je verstrekt wordt alleen gebruikt voor de Havenstad Haringparty. Dit betekent onder andere dat FINTREX en Hoffelijk je persoonsgegevens niet doorgeven aan andere organisaties.

Uiteraard maken wij wel gebruik van verwerkers die ons bijvoorbeeld ondersteunen met onze IT-infrastructuur. Met deze partijen hebben wij schriftelijke overeenkomsten gesloten waarin wij de doelen en voorwaarden waaronder zij persoonsgegevens mogen gebruiken hebben vastgelegd. Als zij in aanraking komen met persoonsgegevens, dan gebeurt dat alleen ten behoeve van de diensten die zij ons leveren.

Welke rechten heb je?
De wet kent je een aantal rechten toe. Hiermee kun je invloed uitoefenen op de manier waarop wij met je persoonsgegevens omgaan. Je hebt het recht om:

  • Een overzicht te ontvangen van de persoonsgegevens die wij van je verwerken;
  • Je persoonsgegevens te wijzigen;
  • Je persoonsgegevens te verwijderen;
  • De toestemming die je hebt gegeven voor het verwerken van je persoonsgegevens in te trekken;
  • Het gebruik van je persoonsgegevens te beperken;
  • Je persoonsgegevens van ons te ontvangen; en
  • Bezwaar te maken tegen het gebruik van je persoonsgegevens.

Wanneer je een recht wil uitoefenen willen we je vragen een verzoek te sturen naar privacy@hoffelijk.nl of naar persoonsgegevens@fintrex.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek van jou afkomstig is, kunnen we handelingen verrichten om te controleren of we met de juiste persoon te maken hebben. Denk aan het verifiëren van je verzoek per telefoon.

Het kan voorkomen dat wij niet (helemaal) kunnen voldoen aan het verzoek dat je bij ons hebt gedaan met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Wanneer dat het geval is, zullen wij je dat uiteraard gemotiveerd laten weten.

Vragen en klachten
Mocht je na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen hebben, dan kun je contact opnemen via privacy@hoffelijk.nl of persoonsgegevens@fintrex.nl.

Je kunt ons daarnaast ook telefonisch bereiken via respectievelijk 010 – 760 11 00 (Hoffelijk) of 088 346 87 39 (FINTREX).

Je hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder wanneer je van mening bent dat er in strijd met de AVG persoonsgegevens worden verwerkt. De toezichthouder hiervoor is de Autoriteit Persoonsgegevens.